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Martin J. BeuthMittwoch, 4. April 2012 von Martin J. Beuth

Fachartikel: Intranet 2.0 als interaktive Kommunikationstechnik

Der nachstehende Beitrag wurde in der Ausgabe April 2012 der Health & Care Management zum Thema "Durchblick bei IT und Cloud-Computing" veröffentlicht!

Richtig eingesetzt kann ein Intranet vernetzte Gespräche ermöglichen und damit die Basis für eine machtvolle Form von sozialer Organisation sein. Darüber hinaus kann sich durch ein gutes Intranet ein Wissensaustausch in einem Unternehmen erst richtig entfalten.

In letzter Zeit sind gerade Themen wie „War for Talent“, Employer-Branding etc. häufig zu lesen, gerade auch um vakante Arzt- und Pflegestellen mit den besten Köpfen zu besetzen. Die wenigsten Entscheider denken dabei an ein funktionales und interaktives Intranet, welches jedoch hierfür ein wirksames und nützliches Werkzeug ist. Ein interaktives Intranet macht hinsichtlich der Personalpolitik sowie der internen interdisziplinären Kommunikation komparative Wettbewerbsvorteile möglich. Doch was sind die Anforderungen an ein solches interaktives Intranet? Wie kann ein erster Schritt in Richtung eines nachhaltigen unternehmensweiten Wissensmanagements aussehen? Wie gewinne ich die Mitarbeiter hierbei mit zu wirken?

Im Intranet ist der status Quo bislang ein „top-down“!

In erster Linie wird das Intranet dazu benutzt, Fachbereichsinformationen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanleitungen und Qualitätsanforderungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Prozesse sind als „Flow“ visualisiert und dargestellt. Darüber hinaus gibt es vielleicht Artikel über Marketingaktivitäten des Unternehmens und es werden Mitarbeiterzeitschriften veröffentlicht. Unternehmensphilosophie und Unternehmensziele werden an die Mitarbeiter ausgegeben. Insgesamt handelt es sich also um einen typischen „top-down“ Ansatz. Geschäftsführung, Führungskräfte, Qualitätsbeauftragte usw. verfassen textuelle oder visuelle Inhalte, an denen sich dann die ausführenden Mitarbeiter orientieren und informieren sollen.

Aber Mitarbeiter sprechen ungehört innerhalb des Unternehmens unmittelbar miteinander, in formellen und informellen Gruppen – und selbstverständlich auch über Regelungen und Management-Direktiven. Gemessen an der Anzahl der Gespräche werden der „Kummerkasten“ oder die „Ideenbox“ erschreckend selten genutzt, nicht wahr? Dabei wird ein Feedback doch im Rahmen eines Ideen- oder Verbesserungsmanagements prämiert! Jedoch wird vergessen, dass es den meisten Mitarbeitern zu umständlich ist, eine Idee oder einen Verbesserungsvorschlag ausführlichst - bis ins kleinste Detail auszuarbeiten und zu begründen. Der Grund: Gemessen am Aufwand ist der Ertrag für den Mitarbeiter zu gering – egal ob immateriell in Form eines Lobs oder materiell in Form einer kleinen Aufmerksamkeit. Der Ertrag wiegt den erforderlichen Aufwand nur selten auf! Die Folge: Es bleibt bei den reinen Gedankenspielen der Mitarbeiter oder bei Flurfunk. Beides ist nicht wertschöpfend für das Unternehmen!

Warum nicht auch ein Intranet um ein „bottom-up“ erweitern?

Die Mehrzahl der Mitarbeiter will grundsätzlich bei Entscheidungen mit einbezogen werden, will nach seiner Meinung gefragt werden. Jedoch muss das Ganze schnell gehen, einfach zu handhaben und es muss jederzeit möglich sein – eben praktikabel muss es sein, gerade wenn man in Wechselschicht arbeitet und unter Zeitdruck steht. Die meisten Unternehmen im Gesundheitswesen haben dies bedauerlicherweise noch nicht erkannt und lassen unzählige Chancen zur Profilierung sowie zur Realisierung von Wirtschaftlichkeitspotentialen ungenutzt. Es ist an der Zeit umzudenken: Ein zeitgemäßes Intranet muss her. Es muss interaktiv sein, denn es bedarf schon lange eines „bottum-up“! Es gilt den Mitarbeitern mehr Aufmerksamkeit und mehr Vertrauen zu schenken. Interne Gespräche über das Unternehmen, über Regelungen und Management-Entscheidungen werden ohnehin geführt. Die Frage ist nur: Werden diese Gespräche auch im Intranet geführt oder nur auf dem Flur bzw. im Pausenraum? Warum Managemententscheidungen nicht transparenter gestalten, das „warum“ und „wieso“ im Intranet diskutieren, um adäquat auf geäußerte Ängste und Sorgen der Belegschaft zu reagieren? Es lässt sich nicht verhindern, dass ohnehin darüber gesprochen wird. Die Frage ist nur, wie geht ein modernes und fortschrittliches Unternehmen damit um? Eine sinnvolle Möglichkeit ist sicherlich Gespräche im Intranet zuzulassen, darauf einzugehen, transparent zu lenken und wertschöpfend zu nutzen. Denn jeder Mitarbeiter wünscht sich von seinem Arbeitgeber Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz, gerade wenn es um Entscheidungen geht, die ihn selbst betreffen.

Darüber hinaus muss es für Mitarbeiter schnell und einfach möglich sein, eine Arbeitsanleitung oder eine Fachbereichsinformation danach zu bewerten, ob diese im Tagesgeschäft hilfreich ist oder nicht. Warum nicht eine „Sternchenbewertung“ mit einem kurzen Statement zulassen? Schon nach kurzer Zeit weiß der Verantwortliche dann, ob er seine Anweisung nachbessern muss, ob diese auf Ablehnung stößt und warum? Er weiß schnell, ob und wo es Diskrepanzen zwischen Theorie und Praxis gibt – wahrscheinlich sogar lange bevor ihn das Controlling darauf hinweist! Der Verantwortliche wird relativ schnell ein Feedback darüber erhalten, wie beispielsweise die Ergebnisqualität erhöht werden kann oder an welcher Stelle Prozesse angepasst werden sollten.

Warum nicht auch ein Ideen- und Verbesserungsmanagement simplifizieren? Warum nicht die Mitarbeiter entsprechende Vorschläge direkt am relevanten Prozess einbringen lassen? Andere Mitarbeiter könnten wiederum ihr Feedback zum Verbesserungsvorschlag direkt im Sinne eines „gefällt mir“ oder „gefällt mir nicht“ abgeben, gegebenenfalls noch mit einem eigenen kurzen Statement.

In vielen Betrieben der Gesundheitswirtschaft besteht oftmals kein täglicher und direkter Kontakt zur Führungskraft. Warum dann nicht wenigstens ein abteilungsbezogenes FAQ implementieren, in dem die Mitarbeiter Fragen stellen und die Führungskraft antwortet? Auf Dauer werden Führungskräfte sogar entlastet, weil die Mitarbeiter zuerst im Intranet nach Lösungen und Antworten suchen.

An dieser Stelle können nur einige Anwendungsbeispiele aufgezeigt werden. In der Praxis sind unzählige Einsatzgebiete für ein Intranet 2.0 denkbar, an deren Implementierung und Anwendung Akteure im Gesundheitswesen wachsen können.

Lernende Organisation und Wissensmanagement

Die Herausforderung liegt sicherlich darin, die vernetzten Gespräche zu verfolgen und die gewonnenen Informationen im Rahmen eines Wissensmanagements wertschöpfend zu verarbeiten. Jedoch wird mit einem Intranet 2.0 ein wertvolles und nachhaltiges Kommunikationswerkzeug geschaffen, welches für die Unternehmung überlebenswichtiges Wissen entstehen lässt. Es wird ein großer Schritt in Richtung lernendes System gemacht. Es entsteht ein Unternehmen, welches sich selbst aus eigener Kraft ständig erneuert und verbessert.

Prozesse werden schnell, einfach und kostengünstig durch das Know-How derer verbessert, welche täglich involviert sind – quasi in Form eines ständigen virtuellen Workshop, an dem die ganze Belegschaft teilnehmen kann. Im Ergebnis entsteht ein durch Praxis geprägtes Wissen, welches das abstrakte Wissen durchdringt und bereichert. Ein Intranet 2.0 wird für das Unternehmen zu einem Werkzeug, welches Mitarbeiter auf Dauer motivieren kann und zu mehr Einsatzbereitschaft führt. Gerade als personalpolitisches Instrument kann es ausschlaggebend dafür sein, ob ein Unternehmen die besten Köpfe für sich gewinnen kann! Darüber hinaus gelingt es, das durch Mitarbeiter eingebrachte Erfahrungswissen auch nach deren Ausscheiden weiter zu nutzen – und gerade das Erfahrungswissen ist in der Gesundheitswirtschaft von unschätzbarem Wert!

Doch mit welchem IT-Werkzeug lässt sich ein Intranet 2.0 in praxi realisieren?

Von Bernd Burkert:

Beim Thema „Content Management System“ (CMS) denken viele nur daran, Texte und bunte Bildchen zu publizieren. Doch bunte Bildchen allein bringen uns nicht weiter. In Zukunft wird es verstärkt darum gehen, prozessübergreifend zu denken und das Zusammenwirken aller Beteiligten zu vereinfachen. Intranets werden sich kontrolliert nach außen öffnen, denn niemandem hilft es, wenn Prozesse durch technische Reichweiten unnötig kompliziert werden. Die Reichweite des Fernsehprogramms wird ja auch nicht durch die Länge des Antennenkabels begrenzt. Das Intranet der Zukunft wird öffentliche Social-Media Kanäle stärker einbeziehen, zum Beispiel um die Kommunikation der Mitarbeiter über Twitter oder Facebook Accounts zu unterstützen. Dies ist bereits eine laufende Diskussion in den Expertengruppen. Auch unter „Usability“ Aspekten wird sich einiges tun müssen. Die Konvergenz der Netze legt auch hier die Messlatte höher. Patienten, Ärzte und Mitarbeiter wollen genauso einfach mit Informationssystemen interagieren können, wie sie es aus dem Privatbereich zum Beispiel von Facebook, gewohnt sind. IT-Systeme werden zukünftig auch besser vernetzt sein, um Medienbrüche und Doppeleingaben zu vermeiden.

Wer über das Thema Intranet nachdenkt, wird auf die drei Basistechnologien, nämlich Dokumentenmanagement, Kollaboration, und (Web-)Content-Management stoßen. In der Vergangenheit haben sich Organisationen für ihr Intranet meistens für eine dieser drei Familien entschieden. Um die Errungenschaften der mobilen Revolution, Beispiel iPad, für die eigene Organisation zu nutzen, sind Web-Technologien heute unverzichtbar und die Bedeutung der Content-Management-Systeme wird deshalb zunehmen. Allerdings müssen sie mit anderen Systemen der Unternehmens-IT kooperieren können, beispielsweise um Self-Service-Prozesse zu realisieren.

Ein ultramodernes Content Management System wie onion.net ist als Plattform für das „Social-Intranet“ der Zukunft bereits heute bestens gerüstet. Die Einbindung von Wikis, Foren, Blogs, etc. ist keine Herausforderung; egal ob hier native Komponenten gefordert sind oder ob externe Lösungen bevorzugt werden. Unterschiedliche Ausgabegeräte (Stichwort: „mobile“) lassen sich erkennen und können über ein so genanntes Responsive-Web-Design oder spezielle Transformationslogik gezielt versorgt werden. Der Framework-Charakter bietet gegenüber eingeschränkteren Produkten zudem den Vorteil, individuelle Kundenanforderungen passgenau umsetzen zu können. Durch das onion.net Prinzip der modellbasierten Entwicklung kann im Projekt auf zeitraubende Programmierung meist vollständig verzichtet werden. Die Anforderungen werden stattdessen in standardisierten XML-Beschreibungssprachen ausgedrückt und onion.net erledigt den Rest.

XML ist als „Superkleber der Informationstechnik“ bewährt. Systeme die durchgängig auf XML setzen, sind deshalb besonders einfach mit Drittsystemen integrierbar. onion.net konnte diese Vorteile bereits in unterschiedlichsten Projekten unter Beweis stellten. So unterstützt das CMS aus Dortmund internationale Online-Händler wie bofrost*, Baldur-Garten oder Deerberg bei der Redaktionsarbeit ihrer E-Commerce Plattformen, der global agierende Verpackungshersteller ELOPAK publiziert Informationen aus seinem Intranet automatisch auf den Unternehmenswebseiten und die RWE vernetzt den Innendienst mit Auto-Händlern und Elektroinstallateuren, um E-Mobilität schneller auf die Straße zu bringen, Air-Liquide nutzt onion.net für automatisierte Sicherheitsunterweisungen auf POI-Terminals im Zugangsbereich. 

Ihr Bernd Burkert

Produktmanager für das onion.net CMS und Mitglied der internationalen J.Boye CMS Expert Group. Über 10 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Web-Technologien im Unternehmenseinsatz .

Infos zum Autor
Martin J. Beuth
Martin J. Beuth
Betriebswirt für med. Verwaltung, Gesundheitsökonom B.A., Personal & Business Coach (IHK), Fachwirt für Personalberatung & Personalvermittlung (IHK), Geschäftsführer

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