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Martin J. BeuthMontag, 4. März 2013 von Martin J. Beuth

Zum Praxismanagement gehört ein Notfallordner!

Was ist, wenn Ihnen als Inhaber einer Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis etwas passiert? Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit im Praxismanagement raten wir immer dazu, einen Notfallordner anzulegen, indem die wichtigsten Inhalte zusammengetragen sind.

Die Grundregeln für einen Notfallordner...

Haben Sie so einen Notfallordner? Viele der Ärzte, Zahnärzte oder Therapeuten, die wir im Praxismanagement beraten, haben so etwas nicht. Dabei macht dieser nur anfangs Mühe, danach sollte dieser nur noch auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Grundregeln:

  1. Aktualisieren Sie jedes Jahr den Notfallordner!
  2. Scannen Sie wichtige Originale, damit diese in der EDV sind!
  3. Speichern Sie regelmäßig die letzte Version, legen Sie Sicherungskopien an und ermöglichen Sie Vertretern den Zugriff.

Was gehört in einen solchen Notfallordner?

Doch: Was sollte im Notfallordner einer Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis enthalten sein?

  1. Vertretungsplan: Wer soll im Ernstfall welche Aufgabe übernehmen? Wer macht für Sie Vertretung? Wie unterstützt Ihr Praxisteam Ihre Vertretung?
  2. Vertragsübersicht: Zu einem Praxismanagement gehört auch festzulegen, was sich wo im Ernstfall findet. Angefangen bei Arbeitsverträgen, über Lieferanten- und Kundenverträgen, Abrechnungsunterlagen, bis zu Miet- und Versicherungsverträgen, in denen Ihre Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis steckt.
  3. Kontenliste: Welche Bankkonten hat Ihre Praxis? Legen Sie im Notfallordner fest, wer welche Vollmachten hat. Wer genießt im Ernstfall Ihr Vertrauen?
  4. Vermögensaufstellung: Im Rahmen eines professionellen Praxismanagements sollten Sie auch im Notfallordner transparent machen, welche Leasingobjekte, welches Anlage- und Kapitalvermögen, welche Verbindlichkeiten Ihre Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis hat.
  5. Zugriff: Eigentlich logisch aber nicht selbstverständlich die Frage an Sie als Praxisinhaber: Wie lauten Passwörter oder Safekombinationen, wo sind wichtige Schlüssel aufbewahrt?
  6. Dokumentation gehört auch zum Praxismanagement: Wo werden Testament, Patientenverfügung, Vollmachten und ein Vertragsmuster für Interimsmanager bzw. Ihre Praxisvertretung aufbewahrt?
  7. Sonstiges: Gibt es noch wichtige Ansprechpartner, um die Ihre Vertretung wissen sollte? Gibt es wichtige Mitgliedschaften in Verbänden und Vereinen?

Lassen Sie es nicht zu einem Feuerwehreinsatz kommen!

Sie haben noch keinen Notfallordner? Legen Sie unverzüglich einen Notfallordner für Ihre Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis an! Wir werden oft als Praxismanager zu Hilfe gerufen, wenn genau ein solcher fehlt!

In einem solchen Feuerwehreinsatz gilt es dann zu retten, was zu retten ist. Die Zahnarztpraxis, Arztpraxis oder Therapiepraxis steht nicht selten vor dem Ruin. Unser Beratungseinsatz verkürzt sich um ein Vielfaches, wenn Ärzte, Zahnärzte oder Therapeuten einen Notfallordner in ihr Praxismanagement integrieren würden.

Wann dürfen wir Sie beraten?

 

Infos zum Autor
Martin J. Beuth
Martin J. Beuth
Betriebswirt für med. Verwaltung, Gesundheitsökonom B.A., Personal & Business Coach (IHK), Fachwirt für Personalberatung & Personalvermittlung (IHK), Geschäftsführer

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