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Damit die Einarbeitung und Eingliederung einer Pflegefachkraft gelingt wird ein Einarbeitungskonzept benötigt
Tipps, Hintergründe und Strategien
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Einarbeitungskonzept für eine Pflegefachkraft

Pflegefachkräfte konzeptionell einarbeiten, integrieren und halten

Gegenstand der Pflegefachkräfte-Einarbeitung

Hierunter werden alle Maßnahmen verstanden, die der Integration der neuen Pflegefachkraft in den laufenden Geschäftsbetrieb des Pflegedienstes, der Pflegeeinrichtung oder Klinik dienen. Darüber hinaus geht es darum den neuen Mitarbeiter in seine Aufaben und seine Verantwortungsbereiche authentisch einzuführen sowie ihm die Art seiner Tätigkeit und seine Einordung in den Arbeitsablauf transparent zu machen. Die Pflegefachkraft sollte unverzüglich die Kollegen kennen lernen und auch die Räume, die zu seinem "Leben" im Betrieb gehören. Ziel ist: Möglichst schnell ein "emotionales und atmosphärisches Fußfassen" zu ermöglichen und ihn zur kompetenten Wahrnehmung zu ihm anvertrauten Pflegeaufgaben zu befähigen.

Notwendigkeit der Einführung

  • Die neue Pflegefachkraft kennt in der Regel weder seine Vorgesetzten noch viele seiner Kollegen richtig nicht gut. Auch die Mitarbeiter kennen die neue Pflegefachkraft noch nicht, sodass eine allseitige Unsicherheit im Umgang miteinander herrscht.
  • Die neue Pflegefachkraft kennt seine Arbeitsinhalte und Aufgaben nur vom Prinzip her und muss sich an die neuen Abläufe "rantasten". Die etablierten Pflegekräfte kennen die Abläufe jedoch sehr wohl und warten gespannt, wie sich der "Neue" macht. Ihre Erwartungen sind relativ fest.
  • Die Erwartungen der neuen Pflegefachkraft sind einerseits geprägt von oftmals unvollständigen Vorstellungen und Informationen, da sie im Vorfeld natürlich nicht alles in Erfahrung bringen konnte. In der Einführungsphase bringt sich die neue Kraft also individuell ein, um sich betrieblichen Gegebenheiten anzupassen und das Onboarding wird hoffentlich auch auf Verstehen, Durchdringen und Verbessern der eigenen Arbeitsleistung angelegt sein.
  • Missverständnisse und Fehlinterpretationen aufgrund von ambivalenten und von wechselseitigen Erwartungen geprägten Situationen eskalieren schnell und führen zum Weggang der neu rekrutierten Pflegefachkraft, wenn die Einarbeitung nicht empathisch und planvoll erfolgt.

Kostenaspekt

Die Gewinnung bzw. Rekrutierung von Pflegefachkräften ist sehr kostenintensiv, da enorme Ausgaben und Aufwände für Stellenanzeigen, Vermittlungshonorare von Personalvermittlern, Telefonate, Umzüge, Briefe, Vorstellungsgespräche entstehen. Daher ist es betriebswirtschaftlich unverständlich und nicht vertretbar, nach einer mühsamen Suche die Einführung bzw. Eingliederung neuer Pflegekräfte zu vernachlässigen.

Phasen des Einarbeitungskonzeptes

Die antizipatorische Sozialisation von Pflegefachkräften

Bei der Entscheidung in dieser Pflegeeinrichtung oder in jenem Pflegedienst anzufangen hat die Pflegekraft gedanklich auch die Eingliederung in ihr Unternehmen vorweggenommen (antizipieren = vorwegnehmen). Alle seine Wünsche und Hoffnungen haben sich in dieses vorweggenomene gedankliche Bild eingefügt.
Andererseits hat sich das einstellende Pflegeunternehmen auch ein Bild von sich und der Arbeitsumgebung vorgestellt. In der Praxis ist nicht zu verkennen, dass aufgrund des Mangels an Pflegefachkräften durch die Arbeitgeber nicht selten eine Art "Schönfärberei" erfolgt, um die benötigten Mitarbeiter einstellen zu können. Ein überzogenens und projeziertes Wunschbild kann sich in der Realität dann nur schwerlich verifizieren lassen. Daher ist es wichtig mit der anstellungsbereiten Pflegekraft auch eine Art der "aufgeklärten Selbstselektion" zu ermöglichen, in dem diese hinlänglich und möglichst objektiv über Vorteile und Nachteile informiert wird. Dadurch werden später allzu leicht entstehende Enttäuschungen und unnötige Fluktuationen vermieden.

Der Eintritt bzw. Arbeitsantritt von Pflegefachkräften

Es hat sich in der Praxis bewährt schon vor Eintritt in das Unternehmen dem zukünftigen Mitarbeiter die Vorgesetzten und Kollegen vorzustellen. Ein Einweisungsgespräch bei Arbeitsantritt ist unabdingbar und dieses kann auch vorverlegt werden, beispielsweise auf den Tag der Vertragsunterzeichnung. Im Idealfall steht am Tag des Eintritts ebenfalls ein vorgesehener "Pate" für eine intensive Betreuung auch während des Onboardings zur Verfügung.

Der Eingliederungsprozess von Pflegefachkräften

In dieser Phase des Onboardings geht es vor allem...

  • um den Aufbau und die Festigung neuer sozialer Beziehungen,
  • die Übernahme der vorherrschenden Werte und Unternehmenskultur,
  • das Lernen enuer Verhaltensweisen,
  • um die Entwicklung eines neuen Selbstbildes,
  • um die fachliche Integration.

Natürlich sind gerade die sozialen Ziele nicht kurzfristig erreichbar und können oftmals auch noch nicht mit dem Ablauf der Probezeit erreicht sein. Darum sind folgende Hilfen angeraten:

Hilfe durch einen Pate oder Mentor

  • Der Pate informiert die neue Pflegekraft über den Arbeitsplatz, dessen Umfeld und dessen Eingliederung in das große Ganze,
  • Er führt den neuen Mitarbeiter auf der Station oder den Wohnbereich ein,
  • Er informiert die neue Pflegekraft über informelle Eigenheiten im sozialen Umfeld,
  • Er kümmert sich um Anliegen und Fragen der neuen Pflegefachkraft und geht proaktiv auf diese zu.

Hilfen durch den Vorgesetzten

Der direkte Vorgesetzte, also die Stationsleitung bzw. Wohnbereichsleitung oder gar die Pflegedienstleitung sind in der Eingliederungsphase der Pflegefachkraft in der Form involviert, als dass ihr gewissermaßen die Rolle des Feedbackgebers zugeteilt ist. Empathisch muss dem Mitarbeiter Feedback zu der erbrachten Arbeitsleistung gemacht werden.

Strategien der Pflegefachkrafteinführung

Zu den häufig negativ erlebten Strategien rechnet man die nachfolgenden drei:

  1. Schonstrategie: Hier wird der neue Mitarbeiter zu wenig beansprucht und die Zeitvorgaben sind zu großzügig. Hier besteht die Gefahr, dass ein späteres Festzurren und Erhöhen des Arbeitspensums als verstörend wahrgenommen wird.
  2. Wirf-ins-kalte-Wasser-Strategie: Die übertragenen Aufgaben sind unklar und die Unterstützung ist zu gering, was schnell demotiviert. Es schleichen sich unnötige Fehler ein und die Integration des neuen Mitarbeiters scheitert.
  3. Entwurzelungsstrategie: Die übertragenen Aufgaben sind kaum zu lösen; der neue Mitarbeiter steht den Anforderungen hilflos und verunsichert gegenüber.

Zu den konzeptionell durchdachten und erfolgreichen Strategien zählen folgende:

  1. Integrative Strategie: Hier wird die Pflegekraft in wirklichkeitsnahe Gespräche und Arbeitsabläufe integriert. Diese Strategie lässt sich ideal durch ein Paten- bzw. Mentorensystem umsetzen, welcher Step-by-Step den neuen Mitarbeiter an den neuen Arbeitsplatz heranführt und selber dafür Sorge trägt, dass der Mitarbeiter alle Informationen erhält, die er für einen erfolgreichen Start benötigt.
  2. Mitlaufenlassen: Durch diese praktikable Strategie erlebt die neue Pflegefachkraft das Onboarding durch einen eingeführten Kollegen, der ihr sozusagen als Vorbild dient (Schadowing).
  3. Trainee-Programm: Führungskräftenachwuchs lässt sich durch dieses konzeptionelle Vorgehen onboarden. Diese Strategie richtet sich eher an berufserfahrene Akademiker und ist ein systematisch geplantes, organisiertes und didaktisch strukturiertes Programm von 6 bis 24 Monaten.

Sicherung der Vollständigkeit einer Pflegefachkraft-Einführung

Damit die Umsetzung des Einarbeitungskonzeptes standardisiert, professionell und qualitätsgesichert funktioniert sind drei Aspekte umzusetzen:

  1. Checkliste: Hier werden ale in Betracht kommenden Einzelschritte aufgeführt. Die Pflegedienstleitung bzw. der Verantwortliche hat sicherzustellen, dass alle Gesichtspunkte berücksichtigt werden.
  2. Vollständiges Konzept: Die Inhalte, Zeitpunkte und die ausführenden Personen, die Informationsmittel und die Kontrolle müssen umfassend erfasst werden.
  3. Zeitliche Gliederung: Die zeitlichen Vorgaben müssen definiert werden, so dass die Einzelschritte im Zeitablauf vom Vertragsabschluss bis zur Beendigung der Eintrittsphase definiert sind.

Muster-Checkliste

Vorbereitung

  • Ist der genaue Einsatz geplant?
  • Dienstplan bzw. Arbeitszeiten geklärt?
  • Sind die Kollegen unterrichtet?
  • Gibt es einen Paten?
  • Sind Arbeitsbeginn und Zeit für die Einführung vorgemerkt?

Begrüßung

  • Persönliches Gespräch über Werdebang und berufliche Ziele geführt?
  • Überblick über Betriebsorganisation und die Einordnung der Stelle gegeben?
  • Ist die Arbeit im betrieblichen Gesamtrahmen erklärt?
  • Schwerpunkte und Ziele des Arbeitsgebiets erläutert?
  • Einführungsschrift, Betriebszeitschrift, Führungsgrundsätze und Arbeitsordnung ausgehändigt?

Vorstellung

  • Evtl. beim nächsthöheren Vorgesetzten?
  • Bei den künftigen Kollegen?
  • Beim "Betriebspaten"?
  • Bei anderen Mitarbeitern mit denen er zu tun hat?

Orientierung

  • Arbeitsplatz gezeigt?
  • Auf Sanitätsräume (Erste Hilfe) hingewiesen?
  • Schlüssel ausgehändigt?
  • Sozialraum gezeigt?
  • Tourenplan ausgehändigt (ambulant)

Information

  • Wurden die wichtigsten Arbeitsunterlagen/-prozesse erläutert?
  • Hinweise zu Sicherheitsvorschriften und -einrichtungen sowie besondere Unfallgefahren gegeben?
  • Hinweise über Verhalten bei Unfall und Krankheit gegeben?
  • Über Arbeitszeit, Pausen, Urlaubsregelung, Entgeltzahlungstermin informiert?
  • Über Betriebsrat, Durchgangsarzt, Sicherheitsbeauftragte etc. informiert?
  • Einweisung Dokumentationssystem und HDZ-Liste?
  • Pflegemodell & Leitbild der Einrichtung besprochen?
  • Besonderheiten zum Leitbild geklärt?
  • Gibt es spezielle Standards oder Leitlinien?

Einarbeitung

  • Stellenbeschreibung ausgehändigt?
  • Unterlagen und Arbeitsabläufe erklärt und wurden diese verstanden?
  • Über Arbeitsgänge, Befugnisse und Verantwortung in Einzeilheiten unterwiesen?
  • Fragen des Datenschutzes erörtert?
  • Arbeitsausführung geprüft?
  • Arbeitsergebnisse besprochen?

Kontrolle

  • Um den neuen Mitarbeiter systematisch gekümmert?
  • Fortschritte anerkannt? Lob?
  • Erforderlichenfalls Hilfestellung gegeben (nach 1 Woche, nach 4 Wochen, nach 3 Monaten, etc.)?

Beurteilung

  • Eignung oder Nichteignung innerhalb der Probezeit festgestellt?
  • Evt. Umsetzung veranlasst?
  • Weitere Einarbeitungshilfen in die Wege geleitet?
  • Entscheidung über endgültige Einstellung getroffen?
  • Fortbildungsmaßnahmen (Führungs- oder Fachkarriere) geplant?

Über praescio

Wir hoffen, wir konnten mit diesem Insiderwissen einen Beitrag leisten, damit die Einarbeitung bzw. das Onboarding von Pflegefachkräften in Ihrem Pflegeunternehmen konzeptionell gut aufgestellt ist.

Die praescio GmbH betreibt Direktvermittlung von Fach- und Führungskräften. Das praescio Team besitzt jahrelange Berufs- und Führungserfahrung im Sozial- und Gesundheitswesen. Wir kennen aufgrund langjähriger Erfahrungen die Berufsbilder und die damit verbundenen Anforderungen. Für unsere Zusammenarbeit setzen wir auf Verlässlichkeit und Diskretion.

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